Controle Único E Centralizado De Documentos

Prezados,

Estou com mais um conflito aqui...na verdade, é um conflito de interpretação nas Portarias do MTE.

O caso é o seguinte: uma empresa prestadora de serviços tem sede em uma cidade, porém possui empregados espalhados por várias capitais do Nordeste, os quais trabalham diretamente nas instalações da empresa tomadora dos serviços. Bom...fui pesquisar a melhor forma de se precaver dos fiscais do trabalho. Verifiquei duas portarias que dispunham sobre o "controle único e centralizado" de empregados: Portaria n. 3.626/1991 e Portaria n. 41/2007 (esta alterou aquela).

O problema é que a Portaria 3.626 (art. 3o) diz que o Controle Único e Centralizado de Documentos sujeitos à Inspeção do Trabalho pode ser feito, à exceção do Registro de Empregados, do Registro de Horário dos empregados e do Livro de Inspeção...Já a Portaria 41 (no art. 3o) diz que para adotar o Controle Único do Registro de Empregados, basta que os empregados utilizem crachá (com as especificações que determina) e que o registro de empregados poderia continuar na sede da contratada...

- Pois bem, no caso em concreto a empresa não possui vários estabelecimentos (os empregados trabalham dentro de vários estabelecimentos da empresa tomadora, que é uma empresa nacional de grande porte), porém, mesmo assim, não seria o caso de adotar o controle único de documentos?

- Adotado o controle único, continua a exigência de manutenção do Registro de Ponto (ainda que existam menos de 10 empregados em cada estabelecimento da tomadora e que o crachá já informe o horário de trabalho) e do Livro de Inspeção em cada "estabelecimento" (no caso o estabelecimento é da tomadora - uma empresa nacional -, o que necessitaria entregá-los a um preposto em cada cidade)?

- Com o controle único, que documentos restariam arquivados na sede da empresa? (GRF, GRRF, ASO, aviso prévio, aviso/recibo férias....)

No aguardo da ajuda dos nobres colegas

Prezado colega,


O livro de registro de empregados pode ser substituído por fichas de registro próprio.
Essas fichas nem precisam estar no estabelecimento.
Podem estar na Sede da empresa, impressas fisicamente ou digitalizadas em meio eletrônico, preferencialmente.
Porém, no momento em que o Fiscal for pedir o livro ou a ficha de registro, basta que o pessoal da Sede encaminhe por e-mail ao responsável (preposto) por acompanhar a fiscalização.
Ficatranquilo!
Você pode providenciar isso em minutos e o fiscal não poderá autuar a empresa por isto.
Caso contrário estará ele exorbitando os seus poderes.


Hoje, tudo está vingando para a informatização e economia de papéis... e o fiscal sabe bem disso.
O que importa para o fiscal é ter o registro de empregados, de horário o antigo livro de registro (agora ficha) DISPONÍVEIS!!! E da forma que eu falei, todos estes documentos podem estar, eletronicamente, ao mesmo tempo em todos os estabelecimentos da empresa (ou mesmo da tomadora).
Dessa forma o fiscal poderá realizar a sua auditoria e análise dos documentos sem problemas e concluir seu relatório de inspeção na mais perfeita!


1- Em suma, não importará p/ o fiscal se o empregador utiliza ou não o controle único e centralizado. O que importa p/ ele é se as informações necessárias p/ a auditoria estarão disponíveis.

2- Estabelecimentos com até 10 empregados ficam desobrigados do registro de ponto. Todavia,o livro de inspeção ou a ficha de registro a empresa tem que ter! É ali que o fiscal irá verificar a vida de cada trabalhador: se o empregado ficou afastado ou não e por quanto tempo, quando foi admitido, dispensado,por qual razão, etc.

3- Quanto ao terceiro ponto, duas práticas são as mais comuns.
Primeira: a empresa guarda a documentação DE FORMA INDIVIDUAL dos funcionários em 'pastas suspensas' e lá mantém toda a documentação (INDIVIDUAL) de cada empregado, tais como: GRRF; ASO; Aviso; Férias; protocoloCD/SD; TRCT. Agoora.... a GFPI, RE de FGTS, por exemplo, (que são documentos 'coletivos') as empresas guardam em pastas também, contudo separadamente por ordemcronológica.

Segunda: as empresas guardam anexadas na própria página do funcionário no livro deregistro os documentos 'individuais' citados acima. Já quanto aos'documentos coletivos' as empresas permanecem como na condutarelatada acima. Isso ocorre porque uma das poucas coisas em comum na fiscalização do trabalho é o fiscal pedir os documentos por tempo (mais comum), como por exemplo os documentos entre janeiro de 2009 a dezembro de 2009. Ou pedem 'por funcionários' e vão conferindo a documentação individualmente (menos comum): pegam só os dispensados, por exemplo, e verificam toda a documentação. (é aí que a 'porca torce' o rabo, porque na demissão tem empresa que, sem saber, recolhe a GRRF a menor).




Resumo da Ópera:quando o fiscal for na empresa tomadora de serviços pretendendoanalisar os documentos da empresa prestadora de serviços o documentonão precisa estar, necessariamente, ali, mas é necessário que, dealguma forma, o documento esteja disponível a ele. Aí o empregadoda tomadora entra em contato na Sede, explica a situação e enviapor e-mail ao preposto tudo o que o fiscal precisa. Caso contrário aempresa será "autuada de graça".


Espero ter ajudado!

Tudo isso que eu falei é muito comum. Fique tranquilo. Basta disponibilizar a documentação de que os ficais precisam, não importando o local físico onde esteja essa documentação.

Desculpe a resposta extensa. Apenas quis detalhar bem para que não fique com dúvidas.
Desculpe também pelos eventuais erros de digitação - depois farei uma revisão, afinal já são mais de 00:00!! rsrs..

Abraço!!



Att,

Marcelo.

Marcelo,

Muito obrigado pela sua ajuda. Pelo pouco tempo que tenho aqui no ForumJurídico, já percebi que você se empenha bastante em participar e ajudar os companheiros "foristas".

Eu li atentamente suas palavras, porém, posso estar equivocado, mas acho que ficaram algumas pendências.

Primeiro, como eu havia dito, há normas estabelecendo requisitos para o controle único e centralizado de documentos (as citadas portarias). Inclusive há também a Instrução Normativa n. 25 do MTE que ainda traz as seguintes condições em relação a fiscalização desse controle, in verbis: "Art. 4º Em caso de fiscalização de empregador que adote controle único e centralizado dos documentos sujeitos à inspeção do trabalho e nos demais casos de dupla visita previstos em lei, o AFT concederá obrigatoriamente prazo para apresentação das guias de quitação do FGTS e das Contribuições Sociais, da Relação de Estabelecimentos Centralizados - REC, se for o caso, e da Relação de Empregados - RE com a identificação dos trabalhadores por estabelecimento."

Para a empresa que trabalho, é muito importante adotar dito controle pois seria complicado manter documentos "individuais" e replicar todos os documentos da empresa e os "coletivos" passívieis de fiscalização em diversas capitais. Mais interessante é adotar o "controle único e centralizado" que apenas requer que cada estabelecimento mantenha: 1) registro de empregados (este, hoje autorizado a substituição por meros "crachás" de identificação); 2) o controle de jornada (pra mim não interessa mais a quantidade de empregados por estabelecimentos, pois a empresa vai controlar o ponto dos funcionários para efeito de prova escrita); 3) o livro de inspeção (esse é bobo...basta comprar e preencher. O fiscal autentica quando for proceder à primeira inspeção).

O meu problema então está no seguinte ponto: a terceirização operada pela empresa é ilícita...os empregados ficam dentro do estabelecimento da tomadora e recebem ordens de gerentes desta. Logo, não há vários estabelecimentos ou filiais....mas há vários locais de prestação de serviço, diversos da localidade da sede da empregadora. Assim, persiste a dúdida: seria correto a adoção do "controle único e centralizado" ou mesmo assim, com a terceirização ilícita haveria consequencias danosas?

Ainda surgiu outra dúvida...hehe...a empresa poderia pagar uma "gratificação" para um dos empregados em cada cidade atuar como preposto, sendo este o responsável pelo controle do ponto e pela guarda do livro de inspeção??

Marcelo, novamente obrigado pelas considerações, estou apenas reforçando o discurso para tentar abrir minha cabeça.

Augusto,




Vamos lá! Acho que agora entendi melhor a situação. Vou tentar ser mais direto.

Não há problema em adotar o controle único e centralizado, contudo, essa documentação a qual você se refere deveria permanecer no local da prestação de serviços. Vide IN 3/97 que baixa instruções a serem observadas pela fiscalização do trabalho nos casos de terceirização. Agora, quanto a ser ilícita a terceirização, independentemente dessa forma de controle de documentos, o fiscal pode lavrar auto de infração respectivo constatando a caracterização do vínculo empregatício (parágrafo único da IN 3/97).

Pode, sem problemas. É pouco comum, mas por precaução é bom ter uma previsão dessa possibilidade em contrato bem como alguma gratificação paga para quando isso ocorrer. Caso contrário o empregado pode, posteriormente, alegar na justiça do trabalho algum eventual desvio de função, algo não previsto em contrato, etc.

(É muittoo pouco comum, também, os fiscais adotarem condutas diferentes quanto a algumas situações específicas. Por isso você pode, se achar necessário, procurar o Chefe da Fiscalização do Trabalho no órgão do MTE de sua cidade e tentar saber a posição adotada naquela circunscrição. Eu lhe passei como seria em Minas Gerais... palavra de quem trabalha no MTE! rs...)

Espero ter ajudado! Qualquer coisa pode falar...
Abraços!
Att,
Marcelo.

Grande,

Verifiquei o que você disse.

Quanto a primeira pergunta, acho que consolidei o posicionamento. Vou providenciar para cada local de prestação de serviços: crachás (conforme Portaria 41) + Controle de Jornada + Livro de Inspeção. Porém, essa IN que você citou eu tinha visto que ela estabelece umas regras para a prestação de serviços a terceiros...mas não vi a previsão de multa qnd o auditor verificar a terceirização ilícita (no caso, seria detectada pela falta de um superior no local de trabalho...pois a subordinação é direta com os gerentes da contratante...violando a súmula 331, em que pese a prestação de serviços especializados ligados à atividade meio). O que quero dizer é que não sei o exato procedimento do auditor, sobretudo porque a contratante/terceirizante é pessoa jurídica da Adm. Indireta (que mal fiscaliza o cumprimento das obrigações legais da contratada...o que enseja a responsabilização subsidiária, cf. nova redação da aludida súmula 331, TST). Tipo, o auditor vai multar as duas empresas (terceirizante e terceirizada)? Onde está a previsão da multa?

Ok...

Quanto ao segundo questionamento, eu já havia preparado contrato individual de trabalho escrito com a designação de funções diferenciadas para o preposto...Mas não sei não...não estou seguro disso. Quero dizer, por ex.: se há 8 empregados em um mesmo local desempenhando as mesmas funções. Aí coloco no contrato de apenas um desses (arbitrariamente escolhido) que será o responsável pelo controle de jornada, pela guarda do livro de inspeções e para responder em nome da empresa perante a fiscalização do trabalho/INSS. Pago uma gratificação (tb estipulada no contrato) de 5-10%...(penso que com o contrato escrito estabelecedo tais responsabilidades, fujo de eventual demanda de equiparação salarial sob a alegação de que o "preposto" desempenhava as mesmas atividades que o outro, obviamente desde que se respeite os outros requisitos da demanda por equiparação).

>> Ora, ele é um verdadeiro "gerente" com poderes limitados...sendo passível a aplicação do CC/2002 quanto aos prepostos do empresário (vc não acha?)... Mas como será paga uma pequena gratificação ( < 40% do salário), quem fiscalizará a sua própria jornada? A empresa não tem sócio ou representante para tal função em cada cidade...

Renovo meus agradecimentos e me desculpe pela persistência nas precauções que geram sempre mais dúvidas. É sempre bom poder aprofundar nos conhecimentos.

Abraços

Tudo bem Augusto??

art. 5° Parágrafo único. Presentes os requisitos configuradores da relação de emprego entre a contratante e os empregados da empresa de prestação de serviços a terceiros ou desvio da função destes, lavrar-se-á, em desfavor da contratante, o competente auto de infração, pela caracterização do vínculo empregatício.

O auditor vai apenas autuar... quando à multa nem ele sabe, porque isso vai depender da quantidade de funcionários encontrados irregulares, se a empresa é reincidente ou não, etc. O fiscal vai autuar cada empresa de acordo com a responsabilidade de cada uma, contudo se a terceirização e ilícita e essa terceirização extrapola sua finalidade e pretende fraudar o contrato de trabalho o fiscal pode autuar ambas empresas por isso. Apesar do que fala a IN citada, eu falo que ele irá autuar cada uma de acordo com sua responsabilidade porque, por exemplo, se não houver recolhimento de FGTS por parte da contratada, esta será autuada por isso, entendeu? Vai depender do que ocorrer DE FATO e dos elementos de convicção que o auditor extrair para autuação de todas as infrações cometidas.




2° ponto: Escolher quem será o preposto faz parte do poder diretivo do empregador ao meu ver e não tem nada de "arbitrário". Ele pode escolher o Fulano por algum 'diferencial': sua comunicação, seu zelo especial, sua formação acadêmica, questões curriculares, etc... A empresa pode escolher quem ela quiser e dar a esse empregado um Carta de Preposto para CADA ATO que o empregado vir a fazer. Vamos imaginar que tem um rescisão/homologação a ser feita no MTE: vai um preposto com poderes para representar a empresa e o empregado dispensado. Encerrou a homolgação os efeitos da Carta de Preposto já cessaram por consumação e o empregado, por ter feito esse papel 'diferenciado' pode, no fim do mês, receber R$ 50,00 por isso - sem a 'brecha' para outros funcionários alegarem equiparação, pois o Fulano/Preposto recebeu "a mais" pelo que fez "a mais", diferentemente dos outros funcionários, pela empresa. Perfeito aqui né?




3° ponto: da forma que eu oriente, você não terá que este Preposto é o "gerentão" da empresa. Dê as responsabilidades diferenciadas em contrato e PARA CADA ATO de preposto realizado a empresa dá a ele uma Carta de Preposto ESPECÍFICA. Ele não é Gerente, ele é um 'empregado normal' e recebeu a incumbência de representar a empresa quando necessário. Por isso o seu controle de jornada fica da mesma forma que os demais empregados, aaa nãaoooo ser que a empresa queira contratá-lo como verdadeiro "Supervisor". Aí a situação muda de figura e mudamos de assunto também... porque o contrato é outro, funções outras, salário outro, etc.




Óh... vou te dar um exemplo prático sem cita a empresa: Existe no Brasil uma grande rede de farmácia. Tem filiais espalhadas por todo o País, inúmeros empregados. Os cargos mais comuns encontrados nessa farmácia são farmacêuticos e caixas. Em determinado momento um empregado (João), com mais de um ano, pede demissão e precisa ter sua rescisão homolagada no MTE na falta de Sindicato naquela base territorial. Na assistência/homologação precisa ir o funcionário que pediu demissão (João) e "a empresa". O que essa empresa faz? Ela verifica quem estará no expediente no horário da homologação, orienta "por cima" o empregado como proceder na homologação, a Sede envia a documentação exigida para a filial e expede uma Carta de Preposto para esse empregado (José) especificando que a empresa, naquele ato, estará representada por José. Acabou a homologação? José volta para a farmácia e continua seu trabalho normalmente e não é mais preposto da empresa.




(Desculpe a pressa em responder, estou de saíde... qualquer coisa pergunte novamente que eu complemento a resposta!!! )4

Abraços

Augusto, desculpe os inúmeros erros de digitação.
Estava de saída e escrevi a resposta de 'qualquer jeito' para não deixar para depois.
Abraços!